Der kan oprettes priser for hvert enkelt af foreningens hold, sådan så man kan opkræve betaling, når nye medlemmer melder sig ind online og så man nemt kan opkræve kontingenter enten ved hjælp af en manuel eller automatisk kørsel fra økonomisystemet. Disse priser skal sættes direkte på holdet under "Prisindstillinger".
Skal foreningen også opkræve betaling for leje af nøgler eller skabe, kan man oprette etiketter for sådanne betalinger og sætte en pris på disse etiketter, så man også kan opkræve de medlemmer, som får tildelt etiketten, betaling for leje af nøgle/skab.
På samme måde kan man styre efteropkrævninger ved hjælp af etiketter - f.eks. ved udeblivelse fra et bestemt arrangement, kan man oprette en etikette for dette, give den en pris og tildele den til de medlemmer som udeblev og skal afkræves betaling for udeblivelsen. Herefter laver man en manuel kørsel i økonomimodulet som så genererer en faktura til de pågældende medlemmer, og sender den afsted til dem.
For at opsætte priser/kontingenter på foreningens hold, skal du åbne "Hold/Medlemsskaber" fra punktet "Medlemmer" i den sorte administrationsmenu.
Så får du oversigten med de hold/medlemsskaber, der er oprettet i foreningen at se. Herfra kan du altid hurtigt se, om dine hold har priser oprettet eller ej. Hvis kolonnen "Har pris" er tom, så har dine hold ikke nogen priser tilknyttet. Er der et grønt flueben i kolonne "Har pris", så har dine hold en eller flere priser tilknyttet.
Hvis i også har tilknyttet en konto som priserne skal bogføres på, kan i se det valgte kontonummer i kolonnen "Finanskonto" i oversigten.
For at oprette en eller flere priser for et hold, skal du klikke på tandhjulet i højre side af oversigten ud for det hold, som du vil oprette en pris for. På menuen som dukker op, skal du vælge "Prisindstillinger".
Nu kan du oprette en pris for holdet. Det første du gør, er at klikke på knappen "Tilføj ny pris". Så får du en linje med felter, hvor du kan begynde at opsætte din pris. Hvis det er prisen på kontingentet for holdet, så skriv "Kontingent" i feltet "Produktnavn". Vær opmærksom på, at den tekst du angiver her, vil blive vist på den faktura som medlemmer på holdet får fra jer.
På den næste drop down liste, står der som udgangspunkt "Alle". Det betyder, at prisen vil gælde for alle medlemmer på dette hold, så den lader du være som den er. Der er ingen grund til at vælge det hold som du er i gang med at oprette en pris for på den liste én gang til. Feltet bruges kun, hvis du skal oprette undtagelser - f.eks. hvis bestyrelsesmedlemmer, som også er med på et hold skal opkræves et reduceret kontingent - læs mere om det her.
I næste felt angiver du den pris som medlemmerne skal opkræves i kontingent.
I feltet "Pristype" skal du i dette tilfælde vælge "Opkrævning" på listen. Så ved økonomimodulet, at denne pris skal opkræves, når der køres en manuel eller automatisk opkrævning af kontingenter.
"Til" og "Fra" dato felterne skal i ikke udfylde, hvis det er samme beløb i opkræver, når der opkræves kontingenter. Hvis i f.eks. opkræver kontingent 2 gange om året og det er 500,- kr. som opkræves i begge tilfælde, behøver i ikke oprette jeres sæsoner her og angive samme beløb for dem. I sådan et tilfælde angiver i inde i Økonomimodulet om det er sommer- eller vinterkontingent der opkræves, når i sætter en manuel eller automatisk opkrævning i gang derfra. Læs mere om kontingentopkrævninger her.
I tilfældet, at i har forskellige kontingentspriser for jeres sæsoner, skal du bruge "Til" og "Fra" datofelterne til at oprette jeres sæsoner og angive, hvilke priser der så skal opkræves i den givne periode. Så finder systemet selv ud af at opkræve det beløb som passer med perioden man befinder sig i, når der opkræves kontingenter manuelt eller automatisk.
Når du har indtastet "Produktnavn", "Pris" og "Pristype" er du klar til at trykke på "Gem" knappen og så er din kontingentopkrævning for holdet oprettet og klar til brug ved næste opkrævning som skal køres via Økonomimodulet.
Bruger i MemberLinks "Finansmodul" til jeres regnskab og bogføring kan i tilknytte den bogføringskonto som kontingentopkrævninger skal gå ind på i feltet "Finanskonto". Start med at taste kontonummeret (hvis du kan huske det), og der vil dukke en liste med forslag op, som du kan vælge fra. Du kan også starte med at skrive 'kontingent' i feltet og så dukker listen også op. Vælg den rette konto fra listen og så vil opkrævningerne blive bogført på den.
Listen på billedet repræsenterer vores standard kontoplan. Den kan tilpasses til jeres ønsker og vil i så fald se anderledes ud, hvis jeres forening har indført egne konti på kontoplanen i Finansmodulet.
For at opsætte priser for etiketter/grupper, skal du åbne "Etiketter/Grupper" fra punktet "Medlemmer" i den sorte administrationsmenu.
Så får du oversigten med de etiketter og grupper at se som der er oprettet i foreningen. Ligesom i oversigten for hold, kan du også i oversigten for etiketter se, om dine etiketter har tilknyttet en pris og hvilken finanskonto der evt. er tilknyttet.
For at oprette en eller flere priser for en etikette, skal du klikke på tandhjulet i højre side af oversigten ud for den etikette, som du vil oprette en pris for. På menuen som dukker op, skal du vælge "Prisindstillinger".
Følg samme procedure som når du opretter priser for hold (læs mere ovenfor). Angiv produktnavn, pris og pristype og tilknyt evt. en finanskonto til opkrævningen. Vil du gerne opkræve flere priser som er sammenhængende, kan du klikke på "Tilføj ny pris" og oprette en pris til som skal opkræves sammen med lejen for et skab. Det kunne evt. være rengøring af skab, hvis medlemmet skal betale for en årlig rengøring udover lejen af skabet. I den nye linje for prisen for rengøring indtaster du også produktnavn, pris og pristype - og når du trykker på gem og har tildelt dine medlemmer denne etikette vil de automatisk blive opkrævet penge for leje af skab og rengøring af skab, når i kører opkrævninger via Økonomimodulet.
